Pengalaman Assessment Test: In Basket/Tray Exercise

Ada yang pernah ikut psikotes? Pasti banyak ya. Kalau mau mendaftar CPNS biasanya ada psikotes. Mau mendaftar sekolah kedinasan biasanya ada psikotes. Begitu pula daftar kerja di perusahaan tertentu. Tapi kali ini saya tidak akan membahas psikotes melainkan assessment test. Assessment test ini merupakan serangkaian tes yang diselenggarakan oleh suatu badan/instansi/perusahaan untuk perekrutan pegawai ke jenjang yang lebih tinggi misal kepala kantor, kepala bidang dan sebagainya. Dan lembaga yang ditunjuk untuk mengujikan assessment test tersebut adalah lembaga berwenang yang memang ahlinya di bidang psikologi.

Nah, berhubung saya baru saja mengikuti assessment test pada tanggal 2 s.d 3 September lalu di Bengkulu tepatnya Hotel Santika Bengkulu, saya mau sedikit cerita. Assessment ini bukan dalam rangka saya akan naik jabatan (promosi) loh readers. Semua pegawai di instansi saya ikut assessment cuma levelnya berbeda sesuai jabatan masing-masing di kantor. Saya ikut yang level kasi (kepala seksi). Tes yang saya ikuti ini terdiri dari psikotes, in basket, kelompok dan kuesioner di hari pertama. Lalu wawancara di hari kedua.

1. Psikotes

Kalau psikotes sih sudah pernah ikut waktu ujian masuk kuliah dulu. Begitu pula waktu diklat PIM IV lalu juga ada psikotes kepemimpinan. Jadi paling tidak sudah tahu gambarannya seperti apa. Dan ternyata memang tidak jauh beda dari yang diperkirakan. Ada tes wartegg, manajerial, gambar, persamaan dua kata, matematika dasar, dll.

2. In Basket

Baru pertama kali saya ikut tes ini. Dan memang inilah pembeda tes struktural dan bukan. Terus terang saja saya merasa kesulitan. Tak ada gambaran sama sekali. Waktu yang diberikan hanya 1 jam. Lalu ada tambahan 10 menit. Perintah cuma ada 3 yaitu membuat agenda kerja selama 2 minggu ke depan, membuat prioritas to do list, dan membalas email/surat/memo.

Pertama peserta diberi ilustrasi mengenai kondisi seseorang yang dimisalkan peserta sendiri lalu ada laporan bawahan beserta sejumlah email masuk sekitar 8 email dari atasan, bawahan, serta rekanan dengan kasusnya macam-macam. Peserta diberi kertas tambahan sebanyak 9 lembar untuk membalas email/memo. Dalam waktu yang cukup mendesak, peserta diharapkan bisa menyelesaikan semua permasalahan tersebut.

Untuk tes ini memang harus membaca ilustrasi beserta semua email yang ada dengan seksama dan dicermati isinya. Silahkan coret-coret informasi dan tanggal penting yang ada supaya bisa membuat prioritas to do list, agenda kerja dan membalas email karena ketiganya berhubungan. Tentukan solusi apa untuk masing-masing permasalahan dalam email.

Kalau saya, karena saya adalah kasi yang tidak punya staf (baru 3 bulan ini dapat staf 1 orang), maka pendelegasian ya biasa dikerjakan saya sendiri. Tidak ada yang namanya bikin memo. Kalau memo itu sudah level kepala kantor. Keseringan malah mengirim email bukan membalas. Hehe. Jadi sebenarnya tes ini sepertinya bukan level kami. Karena setelah saya keluar ruangan, rupanya bos saya juga mendapat tes yang sama. Loh kok gitu? *tepok jidat

Setengah jam pertama (diingatkan oleh assessor) sudah berlalu dan saya belum ada membuat apa-apa baik agenda, to do list maupun memo/email. Saya terlunta-lunta. Karena begitu diingatkan waktu tinggal setengah jam lagi ya saya baru selesai membaca hingga email terakhir dan corat-coret. Deg-degan donk saya. Mana harus dikerjakan pakai pena. Waduh, saya terbiasa pakai pensil dan kalau nulis pakai pena tidak bisa cepat. 

Lalu saya coba kerjakan agenda sebisa saya. Lalu loncat to do list. Terakhir membalas email/memo tapi saya kombinasikan dengan to do list karena saling berhubungan. Mungkin yang membuat lama berpikir itu karena kita harus menentukan mana yang prioritas. Dan seketika itu pula merangkai kata untuk membalas email/memo. Yang menjadi kendala juga adalah karena saya membacanya screening. Saya ambil saja mana intinya karena memang waktu terbatas sekali.

"10 menit lagi!" seru assessor lagi. Makin deg-degan lagi. Saya masih berkutat menulis memo dan to do list. 

"Waktu habis! Selesai?"

"Belom!" jawab peserta kompak.

"Tambah 10 menit lagi ya!" kata assessor.

Nah, di waktu tambahan ini saya belum membalas semua email dan juga belum menyelesaikan to do list. Makin terlunta-lunta saja. Dalam sekejab saya selesaikan email sekitar 3 hingga 4 lalu menyusul to do list. Tulisan sudah seperti ceker ayam. 

"Waktu habis!"

Huaaa selesai juga sampai kertas terakhir nulis memo. Habis kertas pas-pasan haha. Walau tidak perfect yang penting selesai. Alhamdulillah. Bisa juga saya mengerjakan. Padahal di awal-awal saya bingung ini mau dibagaimanakan? Apakah ini yang namanya power of kepepet? Hehe :)

Menurut saya, isi email-emailnya tidak mudah dicerna oleh saya. Mungkin karena saya masih anak kecil? Hehehe

Yang lucu, di awal kan diberi perintah mengerjakannya apa yaitu mengisi agenda 2 minggu ke depan. Nah, saya kira itu agenda kerja saya real loh readers. Haha culun sekali ya. Setelah masuk waktu mengerjakan, saya buka halaman selanjutnya oh ternyata yang dimaksud adalah sosok dalam ilustrasi. :) *shame on me

Biarpun sempat kesulitan waktu mengerjakan di dalam, rupanya inilah justru tes yang paling menantang. Hehe. Begitu saya keluar ruangan saya bincang-bincang dengan teman-teman lain. Ada yang agenda dan email kosong, cuma to do list yang diisi. Ada yang tidak sempat baca email sama sekali. Macam-macam pokoknya. Padahal saya sempat merasa bego waktu mengerjakan. :(

Saya nukil dari consultanthr.com, yang dicari assessor dalam in basket adalah

1. Apakah kamu memiliki visi?

2. Apakah kamu orang yang memiliki pandangan jauh ke depan?

3. Apakah kamu pandai menentukan prioritas?

4. Apakah kamu konsisten dalam bekerja? Atau sebaliknya?

Menurut http://www.selectinternational.com, The In-Basket Assessment mengukur karakteristik dan kemampuan:

• Decision-making style
• Empowering others
• Interpreting information
• Managing resources
• Working with others
• Written communication

Sementara menurut http://www.psc-cfp.gc.ca, in basket test ingin mengetahui kemampuan manajerial seseorang (managerial abilities) berupa:

Planning

Plans and initiates effective approaches or actions in response to organizational problems that are related to program, project, finance, and personnel or public demands. Included are such activities as planning meetings to discuss problems and action plans; initiating investigations; taking steps to prepare agenda, reports, speeches, and other documents; recommending alternative approaches; and improving or modifying programs and systems.

Directing

Provides staff with effective leadership and guidance, and establishes the necessary feedback mechanisms for monitoring activities and costs.

Analyzing

Analyzes and evaluates personnel, operational, organizational and budgetary problems. This includes identifying common elements, inter-relationships and underlying causes of problems; indicating approaches to solutions; and relating solutions to broader issues and organizational implications.

Empowering

Effectively delegates work to staff, taking into consideration their capabilities and responsibilities; ensures the effective assignment of operational functions and establishes provisions for follow-up.

Organizing

Organizes work and activities through the use of systematic time management. Develops orderly procedures and methods that will, over the long term, ensure maximum use of time and human resources. Included in this category are such activities as scheduling work systematically, using a calendar to organize activities, and critically evaluating demands on time.

3. Kelompok

Nah di sini peserta disuruh mengisi pertanyaan dalam kertas yang disediakan. Ada 3 pilihan visi instansi dan peserta diminta memilih satu lalu mengisi semua pertanyaan dalam uraian. Waktunya 15 menit saja. Lalu diskusi kelompok. Terakhir membuat ringkasan.

4. Kuesioner

Kalau kuesioner ini adalah mengisi pertanyaan sebanyak 30 soal uraian. Entahlah kalau pertanyaan yang di luar instansi ya mengarang bebas saja hehehe.

5. Wawancara

Saya mendapat sesi terakhir untuk wawancara. Jadwal awal pukul 5.20 pm - 5.50 pm. Tapi rupanya jadwal maju. Pukul 4.30 pm saya sudah harus wawancara. Deg-degan? Iya sebelum masuk ruangan. Tapi setelah masuk kok hilang ya? Hehe. 

Yang ditanya oleh assessor adalah hasil kerja di in basket. Wow! Pada mulanya saya ditanya apakah saya pernah ikut assessment sebelumnya. Saya jawab saja tidak. Lalu bercerita mengenai sosok dalam in basket. Lalu saya ditanya mengenai apa yang dituliskan dalam agenda, to do list dan email/memo. Dalam agenda itu saya ditanya kenapa mengadakan meeting pada hari sekian bla bla bla. Begitu pula to do list. Lalu saya dimintai solusi setiap email yang ada. Kalau kita lupa emailnya kita dikasih lagi kok soalnya untuk dibaca. Jadi jangan khawatir.

Dan berhubung saya membalas semua email yang ada, begitu diminta solusi, saya baca ulang itu kertas soal screening lalu tanpa butuh waktu lama pokoknya baca sambil mikir cepat apa solusinya langsung saya jawab pertanyaan assessor. Alhamdulillah semua terjawab meski tidak perfect. Intinya bisa memberi alasan setiap apa yang kita tulis, setiap apa yang assessor tanya. Ya sebatas kemampuan saya saja. Saya yakin sih jawaban saya itu cetek sekali. Ya sesuai level pengalaman dan pengetahuan yang saya miliki. :( 

Dan hanya 15 menit saya sudah keluar ruangan. Hebat kan? Padahal jatah waktunya 30 menit. Anggota assessor dan teman di luar bilang, "Kok cepet banget? Cuma 15 menit."

Hehe Ibu Assessor-nya sudah capek dan bosan kali ya mewawancara orang dari pagi. Jadi giliran saya yang terakhir cepat selesai. Keberuntungan saya kan readers dapat jadwal di akhir. Alhamdulillah... Saya pikir sudah setengah jam. :)

Sumber gambar : www.psychometric-success.com